Pihak Agensi Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualifications Agency, MQA) telah melaksanakan audit institusi secara komprehensif ke atas USM dalam proses menimbangkan pengekalan status swaakreditasi USM.

Susulan daripada penyerahan dokumen Self-Review Portfolio (MQA-03) oleh USM pada penghujung bulan Julai 2015, pihak MQA telah mengadakan Lawatan Perancangan Panel Auditor bagi Audit Pengekalan Swaakreditasi pada 18 November 2015. Lawatan ini membincangkan perkara berikut:

i. Peranan dan tanggungjawab pelbagai pihak yang terlibat dalam proses audit;
ii. Kaedah yang praktikal bagi USM dalam menyediakan maklumat tambahan kepada auditor melalui MQA;
iii. Pihak yang sesuai untuk menjelaskan isu-isu tertentu kepada auditor;
iv. Jabatan, bidang atau sistem yang akan dinilai;
v. Jadual lawatan audit termasuk lawatan ke kemudahan yang terdapat di USM dan individu yang akan ditemubual; dan
vi. Tanggungjawab USM dalam memastikan keperluan logistik dan maklumat yang berkaitan dari pihak yang ditemubual disediakan sepanjang audit.

Lawatan ini turut membincangkan kesesuaian base room untuk kegunaan semasa audit.

 

Pusat Kualiti Universiti (PKUSM) berperanan untuk membuat persediaan-persediaan berikut:

i. Menjadi penyelaras yang bertanggungjawab membuat persediaan lawatan;
ii. Menyediakan tempat/bilik kerja bagi kegunaan panel auditor untuk:
   - Semakan dokumen tambahan;
   - Perbincangan auditor; dan
   - Pembentangan hasil penemuan secara lisan (exit meeting)
iii. Memaklumkan jadual perjumpaan kepada pihak pengurusan, staf akademik dan pelajar, dan menyediakan tempat/bilik yang sesuai untuk tujuan ini;
iv. Menyediakan dokumen/maklumat yang berkaitan dengan kerja-kerja penilaian semasa penilaian dijalankan; dan
v. Menyediakan peralatan teknikal seperti komputer, pencetak, projektor LCD, kertas A4 dan alatulis di dalam bilik perbincangan auditor.

Beberapa siri mesyuarat penyelarasan telah diadakan di peringkat Universiti yang melibatkan Naib Canselor dan Pengurusan Tertinggi USM serta semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) utama bagi membuat persediaan untuk keperluan dokumen/maklumat yang berkaitan dengan kerja-kerja penilaian dan juga keperluan lawatan audit.

Lawatan Audit Pengekalan Swaakreditasi USM telah diadakan pada 14 hingga 17 Disember 2015 oleh 7 orang auditor dan 2 orang pegawai MQA. Pusat Kualiti Universiti, dengan bantuan Bahagian Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa (BHEAA) telah menjadi penyelaras/sekretariat semasa lawatan audit ini bagi memastikan kelancaran proses audit terutamanya kehadiran staf untuk temuduga dan lawatan ke lokasi terpilih. Majlis Pembukaan (Opening Meeting) dan Majlis Penutup (Exit Meeting) Audit Pengekalan Swaakreditasi USM telah diadakan di TORAY-USM Knowledge Transfer Centre (KTC) manakala sesi dialog, penilaian panel dan semakan dokumen diadakan di Institut Pengajian Siswazah (IPS). Lawatan audit selama 4 hari ini melibatkan sesi dialog/temubual dengan Naib Canselor, Timbalan-Timbalan Naib Canselor, Pengarah Kampus, Dekan Pusat Pengajian, Pengarah Pusat, Penyelaras Unit, Ketua Jabatan dan Penggawa Desasiswa bagi Kampus Induk, Kampus Kejuruteraan dan Kampus Kesihatan USM. Selain sesi dialog/temubual, lawatan audit turut merangkumi lawatan ke kemudahan yang terdapat di USM seperti perpustakaan, desasiswa dan kafeteria, pusat kesihatan, pusat sukan, pusat kaunseling dan HiCOE.